Verifactu para pymes: qué cambia y desde cuándo

Tu fecha límite: 1 de enero de 2027

Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben cumplir Verifactu antes que el resto de obligados tributarios: la fecha límite es el 1 de enero de 2027, según establece el Real Decreto-ley 15/2025.

¿Cuenta mi empresa como pyme o como autónomo a efectos de Verifactu?

La fecha que te aplica no depende del tamaño de tu negocio, sino de su forma jurídica y del impuesto al que está sujeto. Si has constituido una sociedad limitada (SL) u otra forma societaria sujeta al Impuesto sobre Sociedades, te aplica la fecha de enero de 2027, aunque solo tengas dos empleados y una facturación modesta. Si operas como autónomo o autónomo societario tributando por IRPF, te aplica la fecha de julio de 2027, aunque factures un volumen elevado. El criterio determinante es el régimen fiscal, no el tamaño real de la plantilla ni el volumen de facturación anual.

Qué revisar si tienes empleados y varios puntos de facturación

• Si facturas desde varios puntos (varias tiendas, varios comerciales con acceso al sistema), confirma que todos usan la misma versión certificada del software.
• Si tienes un ERP o sistema de gestión personalizado, pregunta específicamente a tu proveedor o equipo de desarrollo por la certificación Verifactu, no solo por "estar al día".
• Si trabajas con un TPV físico además de facturación online, ambos sistemas deben estar correctamente adaptados y certificados.

Aprovecha para revisar procesos internos

La migración a Verifactu es un buen momento para auditar cómo se generan y corrigen las facturas en tu empresa: quién tiene permisos para modificarlas, cómo se gestionan las rectificativas, y si el histórico de facturación está correctamente conservado y accesible para cualquier consulta futura.

Cómo organizar la migración si tienes varios departamentos

Designa un responsable único del proceso

En empresas con varios empleados que facturan, conviene que una sola persona centralice la comunicación con el proveedor de software y confirme la certificación, en lugar de que cada departamento lo gestione por separado y se generen versiones desactualizadas en algún punto de venta. Esta persona debería tener autoridad suficiente para exigir respuestas concretas a los proveedores, no solo confirmaciones genéricas de "estamos trabajando en ello".

Haz un inventario de todos los sistemas que emiten facturas

Es habitual que una pyme use más sistemas de los que recuerda a primera vista: el ERP principal, un TPV en tienda física, quizás una plataforma de e-commerce con su propia facturación. Cada uno debe confirmarse por separado, ya que la certificación de uno no implica la de los demás.

Planifica la migración con margen antes de la fecha límite

No dejes la comprobación para las últimas semanas: si detectas que algún sistema no va a estar adaptado a tiempo, necesitarás margen para evaluar alternativas y migrar sin interrumpir la facturación diaria del negocio.

Checklist de verificación por sistema, empresa por empresa

Verifactu y la relación con tu asesoría fiscal

Si tu empresa trabaja con una gestoría o asesoría externa para llevar la contabilidad, conviene incluirla en la conversación sobre Verifactu desde el principio: al integrarse los registros de facturación con la contabilidad, un cambio de sistema puede afectar también a cómo tu asesoría recibe y procesa tus datos cada trimestre.

Qué pasa si tu empresa incumple el plazo

Facturar después del 1 de enero de 2027 con un sistema no certificado expone a tu empresa a las sanciones previstas en la Ley 11/2021: hasta 50.000€ para el fabricante o desarrollador del software no conforme, y hasta 50.000€ por ejercicio para la empresa que use ese sistema conociendo su incumplimiento. Puedes ver el desglose completo de los distintos tipos de sanción, incluidas las cuantías menores, en nuestra guía de sanciones por incumplir Verifactu.

Cómo presupuestar la migración con antelación

Si tu empresa tiene varios sistemas que verificar (ERP, TPV, e-commerce), conviene incluir esta migración en el presupuesto del próximo ejercicio en lugar de tratarla como un gasto sobrevenido de última hora. El coste varía mucho según si tu proveedor actual ya incluye la adaptación dentro de tu cuota habitual o si necesitas contratar un módulo adicional o migrar de plataforma por completo. Pide presupuesto a tu proveedor con tiempo suficiente para poder comparar con alternativas si el coste no te parece razonable, y ten en cuenta también el tiempo interno de formación del equipo en el nuevo flujo de facturación.

Si tu pyme tiene varias sedes o es una franquicia

Cuando el negocio opera desde varios puntos físicos, la pregunta habitual es si cada sede necesita su propia verificación o si basta con confirmar el sistema central. La respuesta depende de cómo esté configurada la facturación: si todas las sedes emiten a través del mismo software centralizado, comprobar la certificación una vez cubre a toda la red. Si en cambio cada sede o franquiciado usa su propio TPV o sistema de facturación independiente, cada uno debe verificarse por separado, ya que la obligación de Verifactu recae sobre cada sistema informático de facturación individualmente, no sobre la marca en su conjunto. En redes de franquicias, suele ser la central quien negocia la adaptación con el proveedor común, pero conviene confirmarlo explícitamente con cada franquiciado en lugar de asumir que ya está resuelto a nivel de marca.

Cómo comunicar el cambio al equipo que factura

Más allá de la parte técnica, la migración a Verifactu suele afectar a varias personas dentro de una pyme: quien emite facturas en el día a día, quien gestiona el TPV, y quien se encarga de la contabilidad. Conviene explicar con antelación qué va a cambiar visualmente en el proceso de facturación (por ejemplo, la aparición del código QR o cualquier paso adicional de validación), en lugar de que el equipo descubra el cambio de golpe el día que se activa. Una breve sesión interna de explicación, apoyada en la documentación que suele facilitar el propio proveedor del software, suele bastar para evitar confusión y errores en las primeras semanas tras la migración.